MARÍA DOLORES SÁNCHEZ COBOS: 'El archivo alberga ya nueve millones de documentos'

—Antes de trabajar en la Universidad de Jaén, ¿dónde desarrolló su actividad?
—Comencé a trabajar en la Biblioteca de la Universidad de Málaga. En Sevilla, tuve la oportunidad de trabajar en el Archivo de la Junta del Puerto. De esos años guardo unos recuerdos imborrables, unos buenos, pues los conocimientos que adquirí fueron fundamentales para poder  acometer  después el proceso de creación planificación y organización en el Archivo de la Universidad de Jaén; y otros no tan buenos, al verme obligada a separarme de mi marido y de mi hijo. Una vez aprobadas las oposiciones de Ayudante de Archivos, Bibliotecas y Museos en la Universidad de Granada, mi destino fue la Biblioteca del Campus de Las Lagunillas.          
—Un archivero, ¿qué titulación necesita?
—Para acceder a las plazas de Facultativo de Archivos Bibliotecas y Museos por oposición, era necesario poseer una licenciatura y tener conocimientos y experiencia demostrable en la gestión, planificación y organización de un archivo y también conocer, al menos, un idioma. Había que superar cuatro ejercicios eliminatorios, el último de ellos de idiomas. 
—A su llegada a la UJA, ¿empieza a trabajar en el archivo o pasa por otros servicios?
—Una vez creada la Universidad, obtuve por concurso, primero, el puesto de subdirectora y posteriormente el de la Dirección de la Biblioteca. En ella trabajé durante más de cinco años. Fue una etapa también dura, pero muy interesante, ya que se hizo un edificio nuevo para la Biblioteca de la Universidad, se diseñó la estructura orgánica y funcional del servicio, que aún sigue vigente, y se implementó una aplicación informática para facilitar el acceso de los alumnos y los investigadores a la información bibliográfica.
—¿Cuándo se crea el Archivo General de esta Universidad? 
—En el año 1998, se creó el Archivo General de la Universidad, concursé a él y, desde entonces, trabajo al frente de este servicio. Esta última experiencia ha sido para mí la más complicada de todas, pero también ha supuesto un desafío profesional, por lo que significaba poner en marcha un servicio que no existía, partiendo de cero, a lo que había que sumar el desconocimiento y, a veces, la incredulidad de la comunidad universitaria, de lo que significaba la creación de este servicio para el buen funcionamiento de la Universidad y, sobre todo, para prestar un servicio de calidad.
—¿Son parecidas las funciones de biblioteca y archivo?
—Para responder a esta pregunta quiero ser lo más objetiva posible, sobre todo, porque no quiero herir susceptibilidades. Le respondo con lo que dice la Ley del Patrimonio Histórico español, en el artículo 59: “Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”. Por otra parte, son bibliotecas “las instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para su lectura en sala pública, o mediante préstamo temporal, al servicio de la educación, la investigación, la cultura y la información”.
—¿Cuál es la tarea de una archivera?
—Depende de la misión que se le encomiende dentro del servicio. En mi caso, tengo como misión, entre otras cosas, dirigir, impulsar y coordinar con los recursos humanos y materiales disponibles, la creación desarrollo y mantenimiento del Servicio de Archivo y del sistema de gestión de los documentos y de los archivos de  la Universidad.  Por otra parte, es necesario aplicar y desarrollar la normativa europea, estatal, autonómica y de la propia Universidad en relación con la producción, el tratamiento, la conservación, la eliminación y el acceso a la documentación.
—¿Qué tipo de documentos llegan a su servicio?
—El Archivo de la Universidad recibió, en un principio, todos los fondos documentales producidos en el ejercicio de sus funciones por las instituciones anteriores a la creación de la Universidad. En la actualidad, en el Archivo de la Universidad se custodian siete fondos documentales correspondientes a  las siguientes instituciones: Escuela del Magisterio masculino y femenino, Escuela de Comercio, Escuela de Enfermería, Antigua Escuela de Peritos, Colegio Universitario “Santo Reino”,  Escuela de Magisterio López Arista y el Fondo de la Universidad de Jaén, desde su creación en 1993. Este último es un fondo abierto, por lo que continuamente se recibe documentación, que ya ha perdido vigencia administrativa, procedente de las diferentes unidades productoras de documentos de la Institución, si bien esta se hace de forma controlada, siguiendo unas instrucciones elaboradas por el Archivo General y de acuerdo con un calendario de transferencias, en el que cada unidad productora tiene asignado un mes para enviar sus documentos. De esta manera, se evita que se colapse la entrada de documentos al Archivo. Los depósitos del Archivo General de la Universidad albergan ya nueve millones de documentos, todos ellos organizados e inventariados y disponibles para su consulta por las unidades productoras. 
—¿Tienen los documentos un tratamiento de conservación específica?
—Sí. Desde el mismo momento en el que se crean en las oficinas productoras, se procura darles el tratamiento adecuado de conservación y preservación. El Archivo asesora sobre el procedimiento que hay que seguir  en cada uno de los casos.
—La llegada de los medios digitales habrá representado un cambio notable en su  departamento, ¿cómo lo valora?
—Fue muy positiva. El Archivo General dispone ya de un escáner, herramienta muy necesaria para un proyecto que hemos puesto en marcha este año, la digitalización de los expedientes del siglo XIX del fondo antiguo de Magisterio. Nuestro objetivo es ponerlos a disposición de todo aquel que los quiera consultar desde su propia casa, sin tener que desplazarse al archivo. Para ello, tenemos previsto incorporar toda esta documentación en la página web del archivo, de forma que pueda estar disponible para comienzo del próximo año.